الأهداف: 

• تحسين الإنتاجية من خلال زيادة المهارات التنظيمية وتطوير أساليب العمل.
• مقارنة خطط العمل مع المنظمات الأخرى بغاية تطويرها وتحسينها من خلال تنمية المهارات الفنية والسلوكية .
• تكريس نظم المعلومات و التقنيات الحديثة لخدمة العمل ورفع معدلات الأداء المكتبي .
• تزويد المشاركين بقواعد الاتيكيت والبرتوكول وفنون الاتصال وأساليب التعامل مع كبار الشخصيات وأنماط الزائرين

المشاركون:

•  مدراء المكاتب والموظفين المناط بهم مساعدة كبار المدراء، ورؤساء مجالس الإدارة.
• جميع موظفي السكرتارية التنفيذية

المحتويات:

 الوحدة الأولى:

• أركان نظم وأساليب العمل وفقا لمفهوم الإدارة لمواجهة المستقبل Management by Future
• أهداف تطوير نظم وأساليب العمل
• مراحل تطوير نظم وأساليب العمل
• مظاهر الحاجة إلى تطوير نظم وأساليب العمل
• مؤشرات تبين مدى الحاجة إلى تطوير نظم وأساليب العمل
• الرموز المستخدمة فى إعداد خرائط تطوير نظم وأساليب العمل

الوحدة الثانية:

• السكرتارية العالمية المعاصرة ودورها المحوري
• مهمات وواجبات وظائف السكرتارية.
• أنواع السكرتارية بالنسبة للانشطة المتخصصة.
• الصفات والمؤهلات الشخصية الأساسية اللازمة لكل نوع من أنواع السكرتارية.
• أهمية مواكبة المستجدات في المؤسسة وضرورة الاطلاع على آخر الأساليب الحديثة والاجهزة والادوات والتجهيزات المكتبية

الوحدة الثالثة:

• تقنيات الحاسوب في أعمال المكاتب
• إدارة الملفات وتصنيفها باستخدام الحاسوب.
• إدارة البريد الصادر والوارد وإجراءاته الحاسوبية
• إعداد الرسائل والتقارير الادارية والمحاسبية.
• إدارة الوقت والاجتماعات والتخطيط لها.
• إدارة الاتصالات الحديثة وأهم برامجه

الوحدة الرابعة:

• الإلمام بمنهجية وأركان نظم المعلومات .
• المتغيرات الحديثة في الإدارة المكتبية الحديثة .
• التوثيق والاجندة الإلكترونية لحفظ المعلومات
• الإدارة الإلكترونية للسكرتارية العالمية
• البريد الإلكتروني وشبكة الإنترنت وأهميتها في الأرشفة الإلكترونية ونقل المعلومات
• التعرف على التنظيم الإداري للمحفوظات الإلكترونية .
• التعرف على طرق تصميم سجلات الأرشيف ومستنداته إلكترونيا .
• أنواع التصنيف والترقيم والفهرسة .
• التحول إلى الأرشيف الإلكتروني .
• القدرة على حماية المعلومات من الفقدان والتلف .
• الإلمام بالدورة المستندية الإلكترونية .
• استخدام التنظيم الداخلي الأرشيف ووسائل وأساليب تطويره .

الوحدة الخامسة:

• التعرف على أهمية الاتصال ، أنواعه ، مكوناته ، معوقاته .
• فهم وتطبيق أسلوب ” العلاقات التبادلية في الاتصال مع الآخرين ” .
• إدراك وتطبيق الأساليب الفعالة في الاتصال مع الآخــرين .
• الممارسة الفعالة لقواعد الإتيكيت عند استقبال العملاء والزائرين.
• التعرف على أصول وقواعد المظهر العام وأنواع الملابس التي يفضل استخدامها في المناسبات المختلفة.
• إتباع قواعد وآداب التحدث.
• تحديد خصائص الشخصية الهاتفية الجيدة والمهارات اللازمة لها.
• استخدام أساليب فعالة للتعامل مع المحادثات الهاتفية الواردة والصادرة.
• إتباع قواعد الإتيكيت عند التعامل مع الهاتف.
• التدوين الصحيح لنتائج المحادثات الهاتفية، واستخدام أساليب فعالة لإنهاء المحادثة الهاتفية.

أساليب التدريب:

• المحاضرة القصيرة.
• النقاش والحوار.
• العمل ضمن مجموعات.
• التمارين الجماعية .